Mengapa email saya tidak sampai ke penerima?
Saat email dikirim ke satu atau lebih penerima, Anda biasanya menganggap email tersebut akan berhasil diterima oleh masing-masing penerima. Tetapi ketika sebuah email tidak berhasil dikirim, Anda mulai mempertanyakan apa yang terjadi dan mengapa. Terkadang Anda akan menerima email balasan yang menyatakan ada masalah dan apa masalahnya, tetapi tidak selalu. Mengetahui masalah dan cara mengatasinya bisa membuat frustasi.
Ketika email tidak terkirim ke penerima, beberapa alasan bisa menjadi penyebabnya. Tinjau setiap tautan di bawah untuk informasi lebih lanjut.
Email dikirim ke alamat email yang tidak valid
Mengirim e-mail ke alamat e-mail yang salah eja atau tidak ada mengakibatkan e-mail tersebut tidak terkirim. Meskipun tampak jelas, ini mudah diabaikan dan sering terjadi.
Meskipun dieja dengan benar, jika alamat email tidak ada, email tidak dapat dikirim dan Anda biasanya akan menerima pemberitahuan tidak terkirim. Pemberitahuan akan memberi tahu Anda bahwa alamat email tidak ada, tidak ditemukan, atau informasi penting lainnya.
Pemberitahuan non-pengiriman dapat dikirim ke folder spam Anda.
Untuk mengatasi masalah ini, verifikasi alamat email yang dieja dengan benar dan valid. Anda mungkin ingin menghubungi penerima melalui telepon untuk mengkonfirmasi e-mail dan validitas alamat email.
E-mail dikirim ke folder Junk
E-mail terkadang dapat dikirim ke folder Junk di akun penerima tanpa mereka sadari. Penyebabnya bisa jadi penerima sebelumnya menandai email Anda sebagai sampah secara tidak sengaja, mengakibatkan semua email di masa mendatang dialihkan ke folder Sampah.
Klien email atau layanan email juga dapat menandai email tersebut sebagai email abu-abu, sejenis email yang tidak dianggap sebagai spam, tetapi juga tidak dianggap sebagai email penting. E-mail yang ditandai sebagai email abu-abu sering kali dikirim ke folder Junk.
Untuk mengatasi masalah email yang dikirim ke folder sampah, minta penerima untuk memeriksa folder sampah mereka. Jika email ditemukan di sana, mereka dapat menandainya sebagai “bukan Junk”, yang memungkinkan pesan sekali lagi masuk ke Kotak Masuk penerima.
E-mail ditandai sebagai spam oleh penyedia e-mail
Banyak penyedia email memiliki perlindungan anti-spam yang dibangun di dalam layanan email mereka. Perlindungan anti-spam mencoba mendeteksi apakah sebuah email adalah spam, dan jika demikian, memblokirnya agar tidak terkirim. Terkadang fitur perlindungan anti-spam salah, dan salah menandai pesan sebagai spam.
Jika email dikirim ke bisnis, mereka mungkin memiliki sistem keamanan email yang berfungsi untuk mendeteksi email spam. Seperti perlindungan anti-spam dari penyedia email, sistem keamanan akan mencoba untuk menentukan apakah sebuah email adalah spam, dan kemudian memblokirnya.
Untuk mengatasi deteksi spam yang salah, minta penerima untuk meminta penyedia email atau sistem keamanan mereka memasukkan alamat email Anda ke daftar putih.
Server email penerima memblokir email tersebut
E-mail dikirim dan diterima melalui server surat. Terkadang, pesan yang dikirim dari server email lain mungkin diblokir karena ditemukan konten mencurigakan di server yang telah dikirim sebelumnya. Konten yang mencurigakan dapat mencakup virus, malware, dan tautan ke situs web tertentu.
Jika menurut Anda penerima tidak menerima email Anda karena server email memblokirnya, hubungi penerima melalui telepon atau melalui akun email lain. Bekerja samalah dengan penerima untuk menentukan apakah server email Anda sebenarnya diblokir oleh server email penerima. Jika demikian, administrator server email penerima mungkin setuju untuk meninjau pemblokiran tersebut, atau membuat pengecualian.
Server email pengirim terdaftar di daftar hitam
Alasan paling parah mengapa email tidak terkirim ke penerima adalah karena server email mungkin masuk daftar hitam. Saat server email mengirim banyak spam atau ditemukan mengirim konten yang mencurigakan ke beberapa server email, perusahaan sering kali menambahkan server email yang melanggar ke daftar hitam. Daftar hitam adalah cara untuk memberi tahu penyedia email dan sistem keamanan bahwa mereka harus memblokir semua email dari server email tertentu. Ada lebih dari seratus daftar hitam email dan server email bisa ada di satu atau lebih daftar hitam.
Untuk mengatasi masalah ini, hubungi penyedia email Anda untuk meminta mereka bekerja dengan perusahaan di mana server email Anda terdaftar.
Jika Anda bekerja di perusahaan dan email Anda diblokir karena daftar hitam, hubungi administrator email, administrator keamanan siber, atau meja bantuan TI Anda. Beri tahu mereka bahwa server email perusahaan masuk daftar hitam dan minta mereka untuk menghapusnya.
Penerima tidak punya waktu untuk menanggapi
Jika Anda secara pribadi tidak mengenal penerima atau tidak memiliki cara lain untuk menghubungi mereka untuk memverifikasi bahwa mereka menerima email tersebut, mereka mungkin tidak punya waktu untuk menanggapi. Banyak orang, dan bahkan beberapa perusahaan, tidak menanggapi setiap email yang mereka terima dan malah menghapus email yang tidak menarik bagi mereka.
Jika Anda mencoba menghubungi seseorang yang tidak menanggapi melalui email, cobalah bentuk komunikasi lain, seperti formulir kontak situs web atau melalui jejaring sosial.